Enviar. Manual de estilo del correo electrónico

David Shipley y Will Schwalbe

EDITORIAL TAURUS

El libro de estilo perfecto para la era digital.

¡Hay que pensar antes de enviar!

Repleto de trucos e instrucciones prácticas, Enviar es una fuente inagotable de recursos para cualquier persona que use el correo electrónico en casa o en la oficina. El efecto de desinhibición que tiene la red nos ha llevado a todos alguna vez a enviar mensajes inadecuados, demasiado familiares o formales, y fuera de tono. En la época en que se escribían cartas -una práctica en vías de extinción-, teníamos todo el tiempo del mundo para releer y reescribir antes de cerrar el sobre, y las cartas incendiarias eran mucho menos frecuentes que los correos electrónicos ofensivos.

Este ingenioso manual proporciona las orientaciones esenciales para problemas tan vitales como el uso del «envío de copia», la elección entre «responder» a secas o «responder a todos», el peligro del asunto «urgente» (que termina recordando al cuento de Pedro y el lobo) y la selección del título adecuado, el saludo, la despedida o la manera disculparse… En resumen, una obra absolutamente esencial para comunicarse correctamente en cualquier situación a través del correo electrónico.

«Enviar nos puede ayudar a todos a mandar correos que construyan mejores relaciones laborales y a obtener mejores resultados.» Spencer Johnson, autor de ¿Quién se ha llevado mi queso?

«Mucho más que un manual de estilo, es una guía esencial y llena de ingenio para conseguir o conservar relaciones a través de la red.» Daniel Goleman, autor de Inteligencia emocional

«Un libro revelador, entretenido, minucioso e inteligente […].Ojalá lo hubiera leído hace mucho tiempo.» Dave Barry, The New York Times Book Review.

«Éste es el libro que estaba esperando.» Bill Bryson

Capítulo 4. Los seis tipos básicos de mensaje

No hay tantísimas formas de correspondencia. Tras meses de extenuante y concienzuda investigación hemos llegado a la conclusión de que los mensajes -los más elementales- pueden dividirse en seis categorías: solicitud, respuesta, información, agradecimiento, disculpa y conexión. A continuación exponemos algunos trucos que pueden utilizarse en cada uno de estos casos.

La petición: una guía para solicitar algo

El correo electrónico hace que sea más fácil que nunca lanzar peticiones al aire. Con un solo clic del ratón puedes pedirle a cualquiera que haga prácticamente cualquier cosa.Esto no es tan bueno como parece.

Nuestro mundo se está llenando de solicitudes indiscriminadas e inapropiadas. ¿Cuántas veces te han pedido hoy que hagas algo que nunca deberían haberte pedido que hicieras? ¿Y tú, realmente necesitas todo cuanto pides?

Las peticiones forman parte de los mensajes más peligrosos que existen, lo que justifica que les prestemos una atención extraordinaria. La petición que tú puedes escribir en diez segundos puede tomarle a la persona a la que va destinada un día entero de trabajo. Incluso una pregunta de fácil respuesta representa una interrupción y, en cierto grado, una imposición. Se pueden infligir heridas permanentes en ambos sentidos: si tu petición es inapropiada, puedes perder un aliado; si tu petición es ignorada o queda insatisfecha, la persona a la que se la enviaste habrá quemado un puente contigo.

Existe un dicho en el mundo del periodismo que es particularmente relevante en esta época de recursos limitados: por cada una de las tareas que realizas, por cada reportero que envías a cubrir una noticia, otra tarea queda sin hacerse. Después de todo solo hay un número limitado de reporteros -y un espacio limitado en el periódico-. Esta filosofía debería aplicarse a todas las peticiones. Así que antes de enviar un mensaje en el que pides algo, asegúrate de que es algo que necesitas de verdad y algo que resulta apropiado pedir.

Carol Weston, autora de libros infantiles, recibió este correo electrónico de una joven admiradora, cuyo nombre ha sido alterado para la ocasión:

Estimada Carol Weston:

¡Hola! Soy Alba. Me preguntaba si puede contestarme a unas cuestiones.

1. Tengo que hacer un comentario de texto para el colegio. Es sobre el primer libro de su serie, El diario de Melanie Martín.

2. Me he dejado el libro en mi armario del colegio y me preguntaba si podía usted ayudarme. ¿Puede enviarme, por favor, un breve resumen del libro? También quisiera pedirle que me dijera cómo debe ser una buena introducción así como el desarrollo de la trama, el clímax, el desenlace y la resolución.Si pudiera ayudarme, se lo agradecería enormemente.

Por cierto, ¡me encantan sus libros!

Con cariño,

Alba

Pensamos que quizá Alba pedía un poco demasiado.

Dicho esto, a veces resulta difícil saber qué es razonable y qué no lo es; lo que está a tono y lo que está fuera de lugar. ¿Por qué? La gente sobrestima su capacidad de comunicación. Lo que decimos no es necesariamente lo que los demás escuchan en realidad.

Un estudio de la Universidad de Stanford de 1990 demostraba este punto haciendo que la gente marcara con el dedo el ritmo de una canción popular. A quienes marcaban el ritmo, se les pedía que adivinaran lo bien que se les daría a los oyentes identificar la melodía. Estos pensaban que los oyentes acertarían en el 50 % de los casos. Al final, tan solo el 3 % consiguió identificar la canción con exactitud.

Podemos pensar que estamos marcando el ritmo de un tema de Sinatra y la persona que lo escucha puede estar oyendo a Sonic Youth. Y podemos pensar que estamos escribiendo un mensaje encantador y convincente a alguien que ocupa una posición de poder, y este último puede considerarlo impertinente e inapropiado.

Pero si estás seguro de que lo que pides es razonable, y piensas que tu receptor estaría de acuerdo, entonces he aquí algunas cosas que debes tener en cuenta.

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